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メンタル相談の更新と関連作業のまとめ(2014年2月)

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「メンタル相談の更新と関連作業」の作業マニュアル

(2013年12月~2014年2月)

(1)基本台帳をそろえる
①、基本台帳綴りからメンタル相談関係を抜き出す。
②、ネット上のメンタル相談情報と基本台帳を照合する。
*基本台帳はあるが、ネット上に紹介情報がないもの。
*ネット上に紹介情報はあるが基本台帳がないもの⇒基本台帳を作成する。

(2)FAXにより更新情報と関連の依頼を送信する
①、更新依頼は、前回の更新が1年以上を過ぎているものが対象。
②、紹介情報のうち、紹介内容がわかりづらいものを選び説明をお願いする内容を書く(療法・対応方法が中心)。
③、相手方ホームページへの有料リンク(年間3000円)の依頼。
*①のうち前回更新が1年以内であっても、②項がある場合は更新依頼をする。
*現在すでにリンクしている状態のときは、「〇月までリンク継続中」と記載する。
④、以上をセットして、FAX送信する。
掲載している紹介情報が少ないときなどは「メンタル相談の情報提供用紙」も同時に送信する。
*医療機関においては、②項目に書くことが少ない、または紹介する情報内容が少ない場合があります。
⇒(検討事項!)単純な有料リンクを依頼する方法もあるかもしれません。

(3)FAX送信が未達である場合
*相手側にFAXがないものも同時に行う
①、宅配(郵送)をする。
②、宅配する内容物の確認。特に照会資料の裏側に別の印刷がされているのをチェック。
リンク状態のとき終了時期が近いものは請求書や振込用紙を同封する。

(4)宅配(郵送)物が戻ってきたとき
①、ネット上で所在確認をする。
ネット上に該当施設のホームページがないときは、所在しないものとみなす。⇒掲載情報の削除をする。
②、ネット上で所在確認をしたとき。⇒多くの場合、所在地などが変更になっている。
*FAXがあれば、FAX送信にする(FAXがなければ宅配にする)。
③、所在変更がネット上で確認できても、相手側から回答がない場合は、一定期間を過ぎれば、掲載希望がないものと判断し、その旨を伝えたうえで紹介情報を削除する。
⇒基本的には相手側(掲載する施設)からの、申し出がないかぎり、こちらでは変更をしない。

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