今回の事務作業(照合と更新依頼)による新しい対処分野にいわゆる未達があります。
FAXを送信したけれども届かなかった学校や支援団体です。全体で数%あります。理由はいくつか考えられますが、対処するために未達のところの基本台帳を1つにまとめました。
それを、ネット上で調べ、さらに電話や郵送で確認しなおします。これを組織的に実行できる方法の手がかりが出来たのです。
①、FAXがないので、郵送するもの⇒将来はメールも活用することになるでしょう。
②、FAXが届かない理由に、所在地の変更に伴うFAX番号の変更が予測できます。これを十分に把握する仕組みになります。
③、そのほかに技術的・事務的な理由でFAXが届かないところもあります。
話し中、FAX用紙が切れている、電話・FAX兼用で切り替えシステムになっている、などです。これは従来からだいたい見当がついているところです。